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Automatische Anonymisierung der Auftragsdaten

TIPP:
Mit TB.One kannst du Auftragsdaten nach einer bestimmten Zeit (frühestens nach 30 Tagen) automatisch anonymisieren lassen.

Richte diese Funktion unter "Admin > Systemeinstellungen > Auftragsabwicklung" ein und bearbeit sie.

Die folgenden Auftragsdaten werden unkenntlich gemacht:

•Kundennummer

•Name & Namenszusatz

•Straße und Hausnummer

•Adresszusatz

•Telefonnummern

•E-Mail-Adresse

•Geburtsdatum

•Rechnungsadresse (auch auf Rechnungsdokumenten)

ACHTUNG:
In der Standardeinstellung sind keine Löschfristen vordefiniert. Du bist verpflichtet, die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Kundendaten einzuhalten, und musst diese Einstellungen daher selbst vornehmen.

Beachte, dass TB.One nicht für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung von Dokumenten wie Rechnungen geeignet ist. Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, musst du die betreffenden Dokumente herunterladen und in deinen eigenen Systemen speichern.

Wie richtest du die automatische Datenanonymisierung ein?

•Gehe zu "Admin > Systemeinstellungen > Auftragsabwicklung".

•Suche den Menü-Abschnitt "Anonymisierung personenbezogener Daten" (siehe Abb. 1). Eventuell musst du dafür nach unten scrollen.

Abbildung 1: Stelle die automatische Datenanonymisierung in diesem Menü ein.

1. Richte eine globale Anonymisierungsfrist für alle Kanäle ein

TB.One löscht automatisch Auftragsdaten, die älter als die globale Anonymisierungsfrist sind. Bei Bedarf kannst du zusätzlich kanalspezifische Anonymisierungsfristen festlegen (siehe Schritt 2). Kanalspezifische Anonymisierungsfristen überschreiben die globale Einstellung.

•Verwende die erste Zeile ("Alle Kanäle"), um eine globale Anonymisierungsfrist einzurichten.

•Ändere nicht den Inhalt des Drop-down-Menüs in der linken Spalte ("Alle Kanäle").

•Wähle in der mittleren Spalte eine Anonymisierungsfrist aus.

•Wenn du in der mittleren Spalte den Wert "Angepasst" ausgewählt hast, gib in der rechten Spalte eine eigene Anonymisierungsfrist ein.

oDas Minimum für benutzerdefinierte Fristen beträgt 6 Monate.

oGib die Anonymisierungsfrist in Monaten (m) oder Jahren (y) ein.

oBeispiel: Für eine Anonymisierungsfrist von 9 Monaten gib "9m" ein.

•Speichere deine Einstellungen.

2. Richte kanalspezifische Anonymisierungsfristen ein

Kanalspezifische Anonymisierungsfristen überschreiben die globale Einstellung. Definiere die erste kanalspezifische Anonymisierungsfrist in der zweiten Zeile des Menüs.

TIPP:
Du kannst weitere Zeilen für zusätzliche Kanäle hinzufügen, indem du auf klickst.

•Wähle aus dem Drop-down-Menü in der ersten Spalte ("--bitte wählen--") den Kanal aus, für den du eine Anonymisierungsfrist einrichten möchtest.